Arbeitszeugnis verlangen: Der umfassende Leitfaden für Arbeitnehmer und ehemalige Mitarbeiter

Ein gut formuliertes Arbeitszeugnis kann der Schlüssel zu neuen Chancen sein. Ob Sie den Aufstieg in der Firma planen, den Sprung in eine neue Branche wagen oder sich nach einer längeren Pause bewerben – ein aussagekräftiges Zeugnis stärkt Ihre Bewerbung und macht Ihre Fähigkeiten sichtbar. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie sinnvoll und rechtssicher das Arbeitszeugnis verlangen, welche Formen es gibt, wie Sie Floskeln vermeiden und wie Sie eine Beurteilung finden, die Ihre Stärken wirklich widerspiegelt.

Was bedeutet es, das Arbeitszeugnis verlangen zu dürfen?

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist in vielen Rechtsordnungen verankert. Grundsätzlich bedeutet Arbeitszeugnis verlangen nicht, dass der Arbeitgeber automatisch jedes Detail doppelt bestätigt; vielmehr geht es darum, eine klare, faire und nachvollziehbare Bewertung Ihrer Leistungen, Ihres Verhaltens im Arbeitsverhältnis sowie Ihrer Qualifikationen zu erhalten. Ein gutes Zeugnis dient als Beleg für Ihre Kompetenzen und erleichtert potenziellen neuen Arbeitgebern die Beurteilung Ihrer Eignung.

Rechte und Formen: Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

In der Praxis unterscheidet man vor allem zwei Formen:

• Einfaches Arbeitszeugnis: Beschreibt primär Ihre Tätigkeiten und Aufgaben. Es enthält weniger Beurteilungen und ist in der Regel kürzer.
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Enthält neben der Tätigkeitsbeschreibung eine aussagekräftige Beurteilung von Leistung, Arbeitsweise, Fachwissen, Sozialverhalten und gegebenenfalls Führungsqualitäten. Diese Form ist weitaus hilfreicher bei Bewerbungen.

Es lohnt sich, beim Verlangen des Arbeitszeugnis darauf zu achten, dass es sich um das qualifizierte Arbeitszeugnis handelt, sofern Sie entsprechende Chancen auf dem Arbeitsmarkt verbessert sehen möchten. In der Schweiz zum Beispiel ist der Anspruch auf ein Zeugnis, das eine Beurteilung enthält, fest verankert. Hier kommen oft zusätzliche Anforderungen an die Formulierungen hinzu, die die Beurteilung möglichst transparent machen sollen.

Rechtliche Grundlagen in der Schweiz und in Deutschland

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fragen sich, welche Rechtsgrundlagen für das Arbeitszeugnis gelten. In Deutschland regelt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in vielen Fällen, dass ein Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangen darf und dass dieses wohlwollend, wahrheitsgemäß und vollständig sein sollte. In der Schweiz verweist das Obligationenrecht (OR) auf ähnliche Grundsätze: Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, das die Natur der Tätigkeit, die Art der Leistung und das Verhalten widerspiegelt. Entscheidend ist, dass das Zeugnis eindeutig, klar formuliert und frei von falschen oder irreführenden Aussagen ist.

Was gehört in ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Für ein aussagekräftiges Zeugnis sollten folgende Bereiche abgedeckt werden:

• Tätigkeitsbeschreibung: Welche Aufgaben hatten Sie? Welche Verantwortungen trugen Sie?
• Leistung: Welche Ergebnisse wurden erzielt? Wie waren Qualität, Produktivität und Zuverlässigkeit?
• Fachwissen und Fähigkeiten: Kernkompetenzen, technisches Know-how, methodisches Vorgehen.
• Arbeitsweise: Selbstständigkeit, Lernfähigkeit, Problemlösungsfähigkeit, Organisation.
• Sozialverhalten: Zusammenarbeit mit Vorgesetzten, Kollegen, Kunden; Teamfähigkeit; Kommunikationsvermögen.
• Schluss- oder Abschlussbeurteilung: Gesamtbewertung, ggf. Empfehlung für zukünftige Positionen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, das Arbeitszeugnis zu verlangen?

Der häufig empfohlene Moment ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – sei es durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Pensionierung. In vielen Fällen macht es Sinn, bereits während der Kündigungsfrist eine erste, unverbindliche Anfrage zu stellen, damit die Formalitäten rechtzeitig abgeschlossen sind. Wenn Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt beruflich neu orientieren, kann es sinnvoll sein, zeitnah nach der Kündigung erneut aktiv zu werden, da sich Ihre Leistungen und Erfolge über die Zeit hinweg stabilisiert haben und eine bessere Beurteilung ermöglichen.

Praktischer Leitfaden: Wie Sie das Arbeitszeugnis verlangen

Hier finden Sie eine klare Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie das Arbeitszeugnis verlangen, ohne Druck aufzubauen oder Missverständnisse zu erzeug.

Schritt 1 – Vorbereitung: Ihre Leistungen sichtbar machen

Bevor Sie das Gespräch oder die schriftliche Anfrage beginnen, sammeln Sie Belege über Ihre Aufgaben, Projekte, erreichte Ziele und Feedback. Erstellen Sie eine timeline mit wichtigsten Meilensteinen, Zahlen, Erfolge und besonderen Kompetenzen. Überlegen Sie, welche Inhalte im Zeugnis besonders hervorgehoben werden sollen. Eine klare Vorbereitung erleichtert dem Arbeitgeber das Formulieren und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Zeugnis Ihre Stärken wirklich widerspiegelt.

Schritt 2 – Die formelle Anfrage: Brief oder E-Mail

Die höfliche, sachliche Anfrage ist entscheidend. Im Kern geht es darum, das Arbeitszeugnis zu verlangen und gleichzeitig um eine faire Fristsetzung. Hier ein Beispieltext, der sich gut als Vorlage eignet:

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

hiermit möchte ich Sie bitten, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, das meine Tätigkeiten, Leistungen und mein Verhalten während meiner Anstellung vom [Datum] bis zum [Datum] widerspiegelt. Für eine zügige Bearbeitung wäre ich Ihnen dankbar, wenn das Zeugnis innerhalb der nächsten zwei Wochen erstellt werden könnte. Selbstverständlich stehe ich für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Alternativ können Sie die Anfrage per E-Mail stellen und gleichzeitig ein kurzes Gespräch anbieten, um etwaige Fragen zu klären. Wichtig ist, dass Sie klare Fristen nennen und eine positive, kooperative Tonlage beibehalten.

Schritt 3 – Das Gespräch: Klarheit schaffen

Ein persönliches Gespräch bietet sich an, um Unklarheiten zu vermeiden. Sagen Sie deutlich, dass Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wünschen und welche Aspekte Ihrer Leistung besonders wichtig sind. Bitten Sie ggf. darum, dass formale Kriterien wie Vollständigkeit, Wahrheit und Wohlwollen eingehalten werden. Der Ton bleibt professionell und keineswegs fordernd; konstruktive Dialoge erhöhen die Chance auf ein wirklich aussagekräftiges Zeugnis.

Schritt 4 – Fristen setzen und Nachverfolgung

Setzen Sie eine realistische Frist (typischerweise 10–14 Tage) und nennen Sie diese in Ihrem Schreiben oder Gespräch. Falls die Frist verstrichen ist, schreiben Sie eine kurze, freundliche Nachfrage oder vereinbaren Sie einen Termin für ein Update. Geduld ist wichtig, aber konsequente Nachverfolgung wirkt seriös und respektvoll.

Schritt 5 – Falls das Zeugnis nicht kommt: Schritte der Eskalation

Wenn das Zeugnis trotz Nachfrage nicht kommt, können Sie folgende Optionen prüfen:

• Schriftliche Erinnerung mit Verweis auf gesetzliche oder vertragliche Ansprüche
• Hinzuziehung einer Vertrauensperson, z. B. Betriebsrat oder eine externe Mediationsstelle (falls vorhanden)
• In schweren Fällen rechtliche Beratung, um Ansprüche zu klären

Was gehört in ein Arbeitszeugnis hinein und was nicht?

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es sinnvoll, sich mit der typischen Struktur eines Arbeitszeugnisses vertraut zu machen. Die Inhalte sollten konkret, nachvollziehbar und fair formuliert sein. Unzulässige oder zu vage Aussagen schaden der Aussagekraft.

Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

• Aufzählung der Aufgabenbereiche (Tätigkeitsbeschreibung)
• Beurteilung der Leistungen (Qualifikation, Kompetenzen, Ergebnisorientierung)
• Beurteilung des Verhaltens (Sozialverhalten, Zusammenarbeit, Führungsverhalten bei leitenden Positionen)
• Schlussformel mit Gesamteinschätzung

Formulierungen, die Sie vermeiden sollten

• Übermäßig allgemeine Sätze, die keinen konkreten Bezug zu Tätigkeiten herstellen
• Subjektive „super, top, klasse“-Aussagen ohne Belege
• Unfaire oder veraltete Floskeln, die etwa Rückschluss auf Fehlverhalten geben könnten

Beispiele für Formulierungen

Gute Fluchtlinien, die konkret und nachvollziehbar sind:

„Herr/Frau [Name] hat die ihm übertragenen Aufgaben mit eigenständiger Sorgfalt und hoher Zuverlässigkeit erfüllt.“

„Er/Sie zeigte eine schnelle Auffassungsgabe, gewann rasch Sicherheit in neuen Aufgabenbereichen und trug maßgeblich zur Erreichung der Projektziele bei.“

„In der Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden zeigte er/sie stets Freundlichkeit, Respekt und Professionalität.“

Beispiel für eine abschließende Beurteilung:

„Zusammenfassend bewerten wir die Arbeitsleistung von Herr/Frau [Name] als sehr gut. Er/Sie verfügt über fundierte Fachkenntnisse, arbeitet strukturiert, zielorientiert und genießt großes Vertrauen im Team.“

Arbeiten mit Fluktuationen: Anpassung an verschiedene Branchen

Je nach Branche kann es sinnvoll sein, einzelne Formulierungen anzupassen. In kreativen Berufsfeldern stehen oft projektbezogene Erfolge im Vordergrund, in technischen Bereichen die Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Für Führungspositionen werden Leitungs- und Entscheidungskompetenzen stärker betont. Achten Sie darauf, dass das Zeugnis Ihre Branche adäquat widerspiegelt und nicht in Allgemeinplätzen verharrt.

Tipps zur Optimierung des Arbeitszeugnis verlangen und Verhandlungstipps

Um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen, lohnt es sich, die folgenden Tipps zu beachten:

• Seien Sie konkret: Zahlen, Daten, Fakten stärken das Zeugnis erheblich.
• Betonen Sie relevante Qualifikationen: Passen Sie die Inhalte an Ihre angestrebte Position an.
• Bitten Sie um eine zeitnahe Bearbeitung, ohne Druck auszuüben.
• Erbitten Sie eine klare Beurteilung: „gut“, „sehr gut“ statt vager Formulierungen.
• Prüfen Sie das Zeugnis vor der Endabgabe sorgfältig auf Rechtschreibung und Grammatik.

Häufige Fehler beim Arbeitszeugnis verlangen und wie Sie sie vermeiden

• Unklare Formulierungen oder zu lange, verschachtelte Sätze
• Fehlende Belege oder kontextarme Aussagen
• Fragen nach dem Zeugnis ohne Fristsetzung oder klare Erwartung
• Zu abruptes Nachhaken, das als Druck wahrgenommen wird
• Vernachlässigung von Datenschutz- oder Vertraulichkeitsbelangen, z. B. die Nennung sensibler Informationen

Checkliste: Dokumente, Fristen und Prozess im Blick behalten

• Klare Tätigkeitsbeschreibung der letzten Position
• Liste der wichtigsten Erfolge und Projekte mit Zahlen
• Kontaktinformationen der Personalabteilung
• Frist für die Ausstellung setzen (typisch 10–14 Tage)
• Form: qualifiziertes Arbeitszeugnis bevorzugt für Bewerbungszwecke
• Überprüfung des Enddokuments auf Richtigkeit und Vollständigkeit

Arbeitszeugnis verlangen in der digitalen Welt

In der heutigen Arbeitswelt erfolgt häufig die erste Kontaktaufnahme per E-Mail. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass das Zeugnis auch in einem druckfähigen Format vorliegt. Viele Arbeitgeber senden Zeugnisse zusätzlich als PDF. Achten Sie darauf, dass das Dokument gut lesbar ist, übersichtliche Absätze besitzt und keine technischen Barrieren wie zu kleine Schriftarten oder unklare Dateinamen enthält. Eine E-Mail-Anfrage mit einer höflichen Fristsetzung kann den Prozess beschleunigen, während das papierne Originalzeugnis oft wichtiger für die persönlichen Unterlagen bleibt.

Bezug zur Schweiz: Praxisnahe Hinweise

In der Schweiz ist das Arbeitszeugnis ein zentraler Bestandteil der beruflichen Laufbahn. Arbeitgeber sind verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein Zeugnis auszustellen, das die Art der Tätigkeit, die Leistung und das Verhalten beschreibt. In der Praxis bedeutet dies oft, dass besonders klare Beurteilungen gewünscht werden, damit potenzielle Arbeitgeber sofort erkennen, wo Ihre Stärken liegen. Nutzen Sie in der Schweiz den Hinweis, dass das Zeugnis baldmöglichst benötigt wird, um Ihre Bewerbung in der nächsten Karrierestufe zu unterstützen.

Beispiele für Formulierungen speziell für den Anfang und das Ende des Zeugnisses

Der Anfang des Zeugnisses sollte eine klare Beurteilung der Tätigkeit bieten, der Schluss eine positive Gesamteinschätzung liefern. Beispiele:

„Herr/Frau [Name] war vom [Datum] bis zum [Datum] in der Abteilung [Abteilung] tätig und hat die Aufgaben hervorragende Weise erfüllt.“

„Wir danken Herrn/Frau [Name] für die geleistete Arbeit und wünschen ihm/ihr für die berufliche Zukunft weiterhin viel Erfolg.“

Was tun, wenn das Zeugnis nicht den Erwartungen entspricht?

Wenn das Zeugnis nicht das gewünschte Niveau erreicht, sollten Sie zunächst ein Gespräch mit der Personalabteilung oder dem direkten Vorgesetzten suchen, um auf konkrete Punkte hinzuweisen und eine nachvollziehbare Überarbeitung zu erbitten. Dokumentieren Sie Ihre Anliegen sachlich und geben Sie gegebenenfalls konkrete Beispiele. In der Regel lässt sich eine faire Nachbearbeitung erreichen, ohne dass es zu einer belasteten Beziehung kommt.

Häufig gestellte Fragen rund um das Arbeitszeugnis verlangen

Wie lange dauert es in der Regel, bis das Zeugnis kommt?

In der Praxis liegt die Bearbeitungszeit meist zwischen 7 und 14 Tagen. Bei größeren Unternehmen kann es auch länger dauern. Eine klare Fristsetzung in der Anfrage erhöht die Chance, dass das Zeugnis zeitnah erstellt wird.

Kann man das Arbeitszeugnis verlangen, wenn man noch beschäftigt ist?

Ja. Viele Arbeitnehmer verlangen das Zeugnis bei Kündigung oder am Ende eines Projekts. Es ist sinnvoll, frühzeitig eine formelle Anfrage zu stellen, um den Prozess nicht zu verzögern.

Gibt es rechtliche Risiken bei einer unangemessenen Beurteilung?

Unfaire oder falsche Aussagen im Arbeitszeugnis können rechtliche Probleme verursachen. Falls erforderlich, können Sie eine rechtliche Beratung in Anspruch nehmen, um Ihre Ansprüche durchzusetzen oder eine faire Überarbeitung zu erreichen.

Fazit: Mit dem richtigen Vorgehen das Arbeitszeugnis verlangen

Das Arbeitszeugnis verlangen ist ein normaler Bestandteil des Arbeitslebens, der Ihnen langfristig Vorteile verschafft. Mit einer guten Vorbereitung, einer klaren, höflichen Anfrage und einem professionellen Verständnis der verschiedenen Zeugnisformen erhöhen Sie die Chancen auf ein aussagekräftiges, positives Zeugnis erheblich. Nutzen Sie die Chance, Ihre Stärken gezielt zu positionieren, und sichern Sie sich eine Vorlage, die Sie in Ihrem nächsten Karriereschritt unterstützt. Ein gut handhabtes Arbeitszeugnis kann der entscheidende Impuls für Ihre nächste berufliche Etappe sein.